People Administration(w/m/d)

Wir über uns

Sea-Watch e.V. ist eine gemeinnützige Initiative, die sich der zivilen Seenotrettung von Menschen auf der Flucht verschrieben hat. Angesichts der humanitären Katastrophe im zentralen Mittelmeer leistet Sea-Watch Nothilfe, fordert und forciert gleichzeitig die Rettung durch die zuständigen europäischen Institutionen und steht öffentlich für legale Fluchtwege ein. Wir sind politisch und religiös unabhängig und finanzieren uns ausschließlich durch Spenden.

Für das Team unserer Abteilung People, Culture & Organisation suchen wir ab dem 01. April 2023 eine Person in der People Administration (w/m/d) mit einem wöchentlichen Arbeitsumfang von 40 Stunden in Berlin. Die Stelle im Rahmen einer Elternzeitvertretung ist zunächst auf 12 Monate befristet mit der Möglichkeit einer langfristigen Weiterbeschäftigung.

In der Abteilung People, Culture & Organisation fokussiert sich der Bereich People auf die Bearbeitung und Umsetzung von allen personalrelevanten und -administrativen Themen und ist Anlaufstelle für all unsere Mitarbeiter:innen in personalrelevanten Anliegen und anfallenden Personalsachbearbeitungen vom Eintritt bis zum Austritt. Des Weiteren arbeitet der Bereich an der Planung und Umsetzung von personalrelevanten Projekten, Konzepten und Leitfäden sowie der Weiterentwicklung von Strategien und Prozessen. Gleichzeitig sollen die Teams und Mitarbeiter:innen in personalrelevanten Themen begleitet und selbstbefähigt werden.

Was Dich erwartet:

• Du bist für alle anfallenden Personalsachbearbeitungen vom Eintritt bis zum Austritt verantwortlich
• Du bist erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter:innen in allen personalrelevanten Fragen bezüglich der Verträge, des Urlaubs, der Arbeits- und Krankheitszeiterfassung, der Gehaltsabrechnungen sowie unserer Systeme und Prozesse
• Du bist für die Personaldaten- und Aktenpflege sowie Verwaltung aller personalrelevanten Prozesse (Onboarding, Änderungen, Wechsel, Offboarding) mit Hilfe der Personalverwaltungssoftware Personio zuständig
• Du bist für das Vertrags- und Personaldokumentenmanagement (Erstellung und Anpassung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Zeugnissen, etc.) und Freistellungsmanagement (Elternzeit, Mutterschutz, Auszeit, etc.) verantwortlich
• Du überwachst Fristen und Vertragsdaten und stellst sicher, dass diese eingehalten werden
• Du bist für die termingerechte Vor- und Nachbereitung der Gehaltsabrechnungen zuständig und agierst als Ansprechpartner:in für unsere externen Gehaltsabrechnungspartner:innen
• Du bist Ansprechpartner:in für die Kommunikation mit unseren externen Dienstleister:innen zur Abwicklung von ausländischen Einstellungen
• Du übernimmst die schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Ämtern, Behörden, Krankenkassen und Versicherungen
• Du übernimmst die Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge in Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner
• Du bleibst auf dem Laufenden über Beschäftigungsthemen, Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht
• Du unterstützt bei verschiedenen personalrelevanten Projekten in Deinem Verantwortungsbereich und trägst dazu dabei, dass neue arbeitsrechtliche Vorgaben umgesetzt werden
• Du unterstützt das Berliner Büro bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten

Was wir uns von Dir wünschen:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund oder eine vergleichbare Qualifikation (z.B. Personalsachbearbeiter:in, Lohn- und Gehaltsbuchhalter:in)
• Mehrjährige nachweisliche Berufserfahrung in der Personalsachbearbeitung und in der vorbereitenden Gehaltsabrechnung
• Fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht, bestenfalls auf internationaler Ebene oder die Bereitschaft, Dich einzuarbeiten
• Sehr gutes Zeitmanagement, eine sorgfältige, systematische und selbstständige Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität
• Herausragende Kommunikationsfähigkeiten, Verschwiegenheit und Loyalität sind für Dich selbstverständlich
• Hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift

Was Du erwarten kannst:

• Eine rasant wachsende gemeinnützige Organisation mit stetig neuen Herausforderungen und Ideen
• Ein dynamisches, abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
• Angebote von internen Trainings und Förderung individueller Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit, teilweise im Home Office zu arbeiten, regelmäßige Arbeit im Berliner Büro notwendig
• Möglichkeit der Mitgestaltung durch spannende Projekte und Organisationstreffen, auch über den Tellerrand, und viel Freiraum, um Neues auszuprobieren
• Digitalisierung, Agilität und Partizipation sind für uns wesentlicher Bestandteil unseres Alltags
• Eine sinnstiftende, abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Verantwortung und einem monatlichen Brutto-Gehalt von 2.800 Euro
• Sonderzahlungen und Zusatzleistungen, wie z.B. betriebliche Altersvorsorge